Het is geen kwestie meer of je het doet, maar wanneer je het gaat doen. Online een venue boeken is straks een keiharde feit. Entrepreneur en marketeer Kevin van der Straeten gooit hem er als eerste in: De online bookingtool voor de Nederlandse en Belgische markt.

Kevin, welkom…

Ter beeldvorming voor mijn lezers, de Venue Marketers: Wat doet Eventplanner.be / nl?
eventplanner.be /.nl is de grootste community in de evenementensector voor de Nederlandse en Belgische markt. Inmiddels richten wij ons al 15 jaar (een jubileum jaar voor ons) op opdrachtgevers en organisatoren van events. We bieden hen een platform waarop we hen gratis op de hoogte houden van de trends en actualiteit, maar ook kennis delen via onze wekelijkse talkshow op eventplanner.tv die uniek is in de hele wereld. De kern van ons platform is onze uitgebreide search engine voor iedereen die op zoek is naar eventlocaties en/of eventleveranciers. Wat ons verder onderscheid van andere platformen is innovatie en technologie. Zo zijn we al meer dan 3 jaar actief met reviews. Dat is voor mij nog steeds ‘the next big thing’ in de eventsector. Je boekt geen hotel meer zonder reviews te checken en dat is binnenkort ook zo voor events. Hoe maak je anders een keuze uit een lijst met 50 dj’s? Het gaat er niet om wie de hoogste score heeft, maar wel om wie het best bij jou past en daar kunnen reviews een handig hulpmiddel wij zijn. Voeg daaraan toe dat we een veilig review systeem hebben ontwikkeld dat enkel échte reviews van échte klanten toelaat.

Eind vorig jaar heb je een nieuwe ‘online booking tool gelanceerd’. Gefeliciteerd!
Ja klopt. Dankjewel!

Hoe ben je op dit idee gekomen?
Eigenlijk net zoals bij de reviews… we hebben het idee opgedaan in de reissector. Een hotelkamer, vliegtuigticket, … boek je toch ook eenvoudig en snel online? Dat zoiets nog niet voor de eventsector bestond is natuurlijk te begrijpen. Een cateraar boeken is immers heel wat complexer dan een hotelkamer. Voor de prijs moet je immers rekening houden met verplaatsingskosten, opbouwtijd, verschillende formules, opties, aantal personen, … Ook de beschikbaarheden zijn hier afhankelijk van. Er moet gekeken worden naar of het team beschikbaar is, maar ook of er geen ander team met de vrachtwagen weg is, … We hebben dan ook bijna 2 jaar aan het ontwikkelen geweest om dit uberhaupt mogelijk te maken. We zagen vooral dat heel wat opdrachtgevers heel wat tijd verloren bij het opvragen van offertes en beschikbaarheden. Langst de andere kant zijn er eventlocaties en -leveranciers die veel tijd stoppen in het verwerken van die info. Dat kan naar onze mening veel efficiënter. En daar zorgen we met de ‘booking’-module ook voor. Door onze tool ook white-labeled aan te bieden via de website van de eventlocatie of -leverancier zorgen we dat alle instroom van aanvragen mooi gecentraliseerd wordt.

Nu een paar maanden later…Hoeveel boekingen heb je?
Op dit moment net geen 20 boekingen, dat is niet veel. Maar als je weet dat we met slechts een paar bedrijven aan het testen zijn in deze beta-fase en er nog geen marketing gedaan wordt rond de functionaliteit, dan ligt dat boven de verwachtingen. We zijn nog voortdurend aan het bijsturen en optimaliseren.

Zijn er problemen waar je tegenaan loopt?
Hoewel we al ver staan kunnen we nog niet alle business modellen ondersteunen. Het is duidelijk dat we in een creatieve sector zitten want er is absoluut geen lijn te trekken in hoe voorstellen en offertes berekend worden. Daarom moeten we onze tool zo flexibel maken dat we alles kunnen ondersteunen.

Verder zijn er heel wat uitzonderingen waar we rekening mee moeten houden. Denk aan een locatie die 3 zalen heeft: A, B en C. Maar er zijn heel wat regeltjes… Zo kan B niet verhuurt worden als A en C al verhuurd zijn. Kan in C enkel de grote beamer gezet worden en zijn er in totaal maar 2 beamers zodat de drie zalen niet gelijktijdig mét beamer verhuurt kunnen worden. Al dat soort zaken moeten we kunnen opvangen om in real-time voorstellen te kunnen maken.

De laatste waar we tegenaanlopen zijn koppelingen met bestaande interne bookingssoftware waar locaties en eventbedrijven mee werken. In tegenstelling tot de hotelsector waar een aantal software pakketten domineren (en het dus makkelijk is om mee te integreren) werkt de eventsector met een veelvoud van pakketten of eigen uitvindingen. Daar mee aligneren is nog een uitdaging. Vandaar dat we in deze fase van de beta enkel aan de slag zijn gegaan met bedrijven die zelf nog geen interne bookingstool hebben en/of volledig op ons systeem willen overstappen. In een volgende fase starten we met het uitwerken van de interfaces met andere software.

Waarom is deze tool zo interresant voor evenementenlocaties?
In eerste instantie is het interessant voor opdrachtgevers en organisatoren. Zij worden snel geholpen. De eindgebruiker komt bij ons altijd op de eerste plaats. Maar net die aanpak heeft ook voor locaties meerwaarde:

–          Je spendeert minder tijd aan administratie, offertes maken en beschikbaarheid checken.

–          Je maakt het voor je klanten makkelijker om te boeken, waardoor je omzet stijgt.

Evenementenlocaties zetten steeds meer in op (venue) marketing. Betekent dit nu dat in de toekomst geen ‘sales’ meer nodig hebben door jouw tool?
Ik ga je teleur moeten stellen. Of net blij moeten maken. Hangt er maar vanaf van welke pet je op hebt. Uiteraard gaat er nog ‘sales’ nodig zijn. Je kan niet alles automatiseren en dan nog. Je hebt nog altijd mensen nodig om het op te volgen. Ik denk wel dat de taak van sales zal veranderen. De dummy taken zoals het checken van beschikbaarheid gaan er (gelukkig) uit. Maar er gaat meer nadruk komen op maatwerk en service. Eigenlijk opnieuw net wat je ook in de hotelsector gezien hebt.

Welke techniek(en) gebruik je voor deze tool?
We hebben een volledig in-house ontwikkelde software. Er bestond niets in de markt van waaruit we konden vertrekken. We zijn dan ook met heel wat ondernemers en klanten in de eventwereld rond de tafel te gaan om de functionaliteiten in detail uit te denken. Als we zien waar we nu staan dan ben ik er van overtuigd dat we een booking engine ontwikkeld hebben waarmee we klaar zijn voor de toekomst en die alleen nog verder doorontwikkeld kan worden.

Welke marketingvoordelen zijn er voor evenementenlocaties?
Op marketingvlak komen alle marketingmogelijkheden die e-commerce websites hebben binnen handbereik. Denk bijvoorbeeld aan ‘shop abandonment’ een techniek waarbij je een dag nadat je een bestelling startte (maar niet afrondde) op een webshop je een mailtje krijgt OF bijvoorbeeld retargetting waarbij campagnes getoond worden over producte waarin je interesse toonde, … al dat soort campagnes die hun effect bewezen hebben voor de Coolblue’s, bol.com’s en Zalando’s van deze wereld kunnen we nu ook voor eventlocaties gaan toepassen. En dat opent perspectieven. Betekend dat dat we aggressieve marketing moeten doen? Nee, integendeel. Via marketing automation kunnen we de customer lifecycle net aangenamer en efficiënter maken. Wij kijken er alvast naar uit om samen met onze partners (ik noem het niet graag adverteerders) aan de slag te gaan.

Zie jij een evenementenbureau over 5 jaar een evenementenlocatie afrekenen met 1 druk op de knop?
Nee. Helemaal niet. Hoe knap onze software ook in elkaar zit… creativiteit kan je niet met één druk op de knop boeken. Een booking module dient om ‘standaard’ dingen die efficiënter kunnen te automatiseren. Maar er zijn heel duidelijk grenzen. Daar maak ik me geen illusies over.

Welke kansen liggen hier voor het oprapen voor evenementenlocaties?
Aan de slag gaan met reviews (en dan liefst op ons platform 🙂 ). Je kan hier je conversie makkelijk met 17% mee verhogen. En dat zeg ik niet. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken.
Meer info waarom reviews zo belangrijk zijn vind je hier.

Dit geldt natuurlijk niet alleen voor je vermelding op onze site, maar ook voor conversies op je eigen site als je onze (of een andere neutrale review widget) op je website integreerd. Meer info vind je hier.

Eens dat dat op punt staat, je aan de slag gaat met (onze) booking engine, … komt marketing automation aan bod. Ik zou hier nog tientallen pagina’s over kunnen doorgaan, alsook over hoe je vanue maketing volgens het SEE – THINK – DO – CARE model kan integreren, … Maar mischiens is dat een topic voor één van onze volgende workshops die we organiseren J

Heb je één gouden tip voor andere evenementenlocaties die je wilt meegeven?
Op dit moment: reviews. Zie ook hierboven.

Trouwens, wat is de beste advies dat iemand jou ooit gegeven heeft?
Moeilijke vraag. Ik denk dat hetgeen waar ik het meest tegen aan gelopen ben en waar ik bijgevolg ook advies en coaching in gezocht heb is het feit dat ik alles in onze eigen marketing 1-1 wilde meten. Net als heel veel andere marketeers ging ik me alleen nog op conversie focussen. Elke sale terugkoppelen aan de laatste klik, kanalen die het meest opbrengen opschroeven en de andere kranen toedraaien. Wat heeft me dat geleerd: dat conversies steeds duurder werden in plaats van goedkoper. Ik vergat immers 1 essentieel ding: naambekendheid. En dan kan je roepen dat dat er niet meer toe doet, maar niets is minder waar. Heel wat onderzoeken en zelfs Google geeft nu toe (zie SEE – THINk – DO – CARE model) dat dat net een erg belangrijke stap is. Een aankoopproces gaat immers door verschillende fases (touchepoints genoemd). Een merk dat herkent wordt gaat meer kliks krijgen in een Google Adwords camagnne, uiteindelijk minder per klik betalen, …. dan een merk dat niemand kent en vertrouwd. Pas sinds een jaar of 2 (en ik ben al 20 jaar actief met online marketing) is me dit écht heel helder geworden dankzij een bevriend marketeer. Daarom dat we bij eventplanner ook afstappen van puur te rapporteren op basis van kliks en pageviews. Die cijfers zeggen niets. Maar we focussen op een nieuw algoritme dat we met enkele wiskundigen ontwikkelden dat inzicht geeft in engagement: hoe gaan onze bezoekers om met advertenties, bedrijfsvermeldingen, … Iemand die klikt op een telefoonnummer of 3 dagen na elkaar terugkomt is immers veel meer waard dan iemand die 2 seconden op een pagina komt en weer wegklikt.

Kevin, onwijs bedankt voor je input! Hier kunnen wij als venue marketer zeker van leren.
Tot snel

Meer weten over Eventplanner.be / nl ga naar www.eventplanner.nl

Click here